ไม่ได้มีแค่เรื่องตัวเลข ! เทียบราคาโปรแกรมคลินิกแพทย์แผนไทยอย่างไรให้ได้โปรแกรมที่เหมาะสม

แพ็กเกจแรกถูกกว่าเดือนละหนึ่งพันบาท เจ้าของคลินิกเกือบตัดสินใจทันที จนผู้จัดการถามว่า “แล้วข้อมูลคอร์สเดิมสามร้อยรายการ ใครเป็นคนย้าย”

คำตอบคือทีมคลินิกต้องคีย์เอง

ถ้าพนักงานสามคนใช้เวลาหลังเลิกงานหลายวัน ระบบที่ถูกกว่าก็เริ่มมีราคาใหม่ทันที เพียงแต่ราคานั้นไม่อยู่บนใบเสนอราคา

การประเมินราคาโปรแกรมคลินิกแพทย์แผนไทยต้องดูต้นทุนรวมตั้งแต่เตรียมข้อมูล เปิดใช้ ดูแล เชื่อมระบบ ไปจนถึงวันที่ต้องนำข้อมูลออก ไม่ใช่ดูเฉพาะค่ารายเดือน

แยกต้นทุนที่จ่ายให้ผู้ขายกับต้นทุนที่เกิดในคลินิก

ต้นทุนฝั่งผู้ขายอาจมีค่าสมัคร ผู้ใช้ สาขา จำนวนข้อมูล โมดูล Setup, Migration, Training, Integration, Support และอุปกรณ์

ต้นทุนฝั่งคลินิกมีเวลารวบรวมและทำความสะอาดข้อมูล การประชุมออกแบบ Process การอบรม ชั่วโมงที่งานช้าลงช่วงแรก การแก้ข้อมูลที่ย้ายไม่ครบ และแรงต้านจากทีม

หากระบบไม่รองรับแบบบันทึก สต็อกหรือสมุนไพร หรือ Workflow สิทธิที่ต้องใช้ อาจมีค่าเครื่องมืออีกชุดและเวลาคีย์ซ้ำเพิ่มเข้ามา

นำทั้งหมดมาอยู่ในตารางเดียวกัน เพราะเงินที่ไม่อยู่ในสัญญาก็ยังเป็นต้นทุนธุรกิจ

คลินิกแต่ละแบบควรขอราคาไม่เหมือนกัน

คลินิกเอกชนแบบชำระเองควรให้ข้อมูลจำนวนผู้ใช้ สาขา ผู้รับบริการต่อเดือน ชนิดบริการ จำนวนแพ็กเกจ สินค้าหรือสมุนไพร และรายงานที่ต้องใช้

คลินิกชุมชนอบอุ่นต้องระบุ Workflow สปสช. การตรวจสอบสิทธิและ e-Claim ว่าจะใช้ระบบใด หากต้องใช้ A-MED Care ร่วมกับระบบบริหารธุรกิจ ควรรวมเวลารอยต่อ การคีย์ และการกระทบยอดด้วย

อย่าขอใบเสนอราคาด้วยประโยคว่า “คลินิกหนึ่งสาขา” เพราะสาขาขนาดเท่ากันอาจมีความซับซ้อนต่างกันมาก

ทำขอบเขตให้เท่ากันก่อนเทียบราคา

ตรวจจำนวนบัญชี สาขา พื้นที่จัดเก็บ จำนวนประวัติ โมดูลที่รวม ระยะสัญญา ค่าเริ่มต้น บริการย้ายข้อมูล ชั่วโมงอบรม ช่องทาง Support และเงื่อนไขเพิ่มขนาด

สำหรับแพทย์แผนไทย ให้ถามเพิ่มว่าแบบบันทึก สิทธิ์ Audit trail ล็อต วันหมดอายุ การจ่ายหรือคืน การแนบเอกสาร และการส่งออกอยู่ในขอบเขตใด

คำตอบว่า “ทำได้” ต้องตามด้วยทำได้ในแพ็กเกจไหน ใครตั้งค่า ใช้เวลาหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือไม่ และมีข้อจำกัดอะไร

เปรียบเทียบความคุ้มค่าจากข้อมูลของคลินิกเอง

วัดต้นทุนวิธีเดิมก่อน

ผู้จัดการใช้เวลากี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์รวมยอดและจำนวนครั้ง? มีรายการคอร์สหรือสต็อกที่ต้องตามแก้กี่ครั้ง? พนักงานค้นประวัติหรือถามกันกี่นาทีต่อเคส? ยอดค้างที่ไม่มีเจ้าของติดตามมีเท่าไร?

เลือกตัวชี้วัดไม่กี่ตัวและบันทึกฐานก่อนเปลี่ยนระบบ เมื่อเปิดใช้แล้ววัดซ้ำในช่วงเวลาที่เหมาะสม

หลีกเลี่ยงการใส่เปอร์เซ็นต์ประหยัดหรือยอดขายเพิ่มโดยไม่มีหลักฐาน เป้าหมายแรกอาจเป็นเรื่องพื้นฐานกว่า เช่น ปิดวันเร็วขึ้น จำนวนครั้งตรงขึ้น หรือเจ้าของตรวจรายงานโดยไม่รวมไฟล์เอง

ค่าออกจากระบบต้องถามก่อนนำข้อมูลเข้า

ขอตัวอย่างไฟล์ Export และรายการข้อมูลที่นำออกได้ ถามรูปแบบ ระยะเวลา ค่าใช้จ่าย และวิธีส่งมอบอย่างปลอดภัย

ข้อมูลบางอย่างอาจส่งออกเป็นตารางได้ แต่ไฟล์แนบ ประวัติการแก้หรือความสัมพันธ์ระหว่างรายการอาจไม่ครบ ต้องรู้ข้อจำกัดเพื่อวางแผน

การถามเรื่องออกจากระบบไม่ใช่การเริ่มความสัมพันธ์ด้วยความระแวง แต่เป็นการยืนยันว่าคลินิกเข้าใจความรับผิดชอบต่อข้อมูลของตน

อ่านราคา Keenix ให้สัมพันธ์กับ Requirement

เว็บไซต์ Keenix แสดงหลายแพ็กเกจตามบัญชี สาขา พื้นที่จัดเก็บ และจำนวน OPD พร้อมโมดูลบริหารหลัก ราคาและเงื่อนไขอาจเปลี่ยน ควรตรวจหน้าทางการในวันที่ขอใบเสนอราคา

สำหรับคลินิกแพทย์แผนไทย ให้ส่ง Scenario และ Product gap ที่ต้องตรวจไปพร้อมกัน อย่าเลือกแพ็กเกจจากจำนวนผู้ใช้ก่อนรู้ว่า Workflow เฉพาะรองรับแค่ไหน

หาก Keenix รับผิดชอบนัด คอร์ส การเงิน สต็อก ค่าตอบแทนและรายงาน แต่คลินิกใช้ระบบอื่นสำหรับข้อมูลทางวิชาชีพหรือ Claim ให้รวมค่าใช้จ่ายและเวลาของสองระบบ ตลอดจนการกระทบยอดไว้ใน TCO

ตารางราคาที่ดีควรมีอีกหนึ่งคอลัมน์ชื่อ “ปัญหาที่ต้นทุนนี้ช่วยแก้” ถ้ารายการใดไม่มีคำตอบ อาจยังไม่จำเป็น ถ้าปัญหาใหญ่ไม่มีงบหรือเจ้าของงานรองรับ ต่อให้แพ็กเกจถูก คลินิกก็ยังไม่ได้ซื้อผลลัพธ์ที่ต้องการ