เช็คให้ชัวร์ก่อนตัดสินใจ! ทดลองใช้งานโปรแกรมคลินิกแพทย์แผนไทยอย่างไรให้ตัดสินใจได้ถูกต้อง

เดโมผ่านไปยี่สิบนาที ผู้ขายเปิดเมนูได้ครบทุกหน้าที่ทีมถาม แต่ผู้ประกอบวิชาชีพยังไม่ได้ลองบันทึกเคสแม้แต่ครั้งเดียว

ถ้าจบตรงนั้น คลินิกจะรู้ว่าระบบมีเมนูอะไร แต่ยังไม่รู้ว่าหน้างานต้องเปลี่ยนอย่างไร

การทดลองโปรแกรมคลินิกแพทย์แผนไทยต้องให้ผู้ใช้แต่ละบทบาททำ Scenario จริงด้วยข้อมูลจำลอง ตั้งแต่รับนัด งานบริการ คอร์ส การเงิน สต็อก สิทธิ์ การแก้ไข ไปจนถึงรายงาน และต้องแยกความสามารถบริหารทั่วไปออกจากความสามารถเฉพาะทางให้ชัด

เตรียมคนให้ครบก่อนเตรียมคำถาม

อย่างน้อยควรมีตัวแทนหน้าเคาน์เตอร์ ผู้ประกอบวิชาชีพ ผู้ดูแลสต็อกหรือผลิตภัณฑ์ ฝ่ายการเงิน และเจ้าของคลินิก

แต่ละคนควรเขียนงานที่ทำบ่อยหนึ่งเรื่อง งานที่ผิดแล้วมีผลมากหนึ่งเรื่อง และข้อมูลที่ตนไม่ควรเห็นหนึ่งเรื่อง

แบบฝึกหัดนี้มักเผย Requirement ที่ผู้บริหารนึกไม่ถึง เช่น พนักงานไม่กล้าแก้คิวเพราะกลัวคอร์สหาย ผู้ประกอบวิชาชีพไม่รู้ว่าบันทึกถูกแก้ภายหลัง หรือผู้ดูแลสต็อกต้องรวมยอดจากสองหน่วยนับ

ใช้ข้อมูลสมมติทั้งหมด หลีกเลี่ยงการนำข้อมูลผู้รับบริการจริงเข้า Trial ที่ยังไม่มีข้อตกลงและมาตรการรองรับ

Scenario หลักควรเดินตั้งแต่ติดต่อจนปิดวัน

สร้างผู้รับบริการใหม่ นัดหมายตามบริการและผู้รับผิดชอบ ให้ทีมทำขั้นตอนตาม Process ของคลินิก ซื้อแพ็กเกจห้าครั้ง แบ่งชำระ ใช้หนึ่งครั้ง และมีสินค้าหรือสมุนไพรตัวอย่างหนึ่งรายการ

จากนั้นใส่ข้อยกเว้น

เลื่อนนัด เปลี่ยนผู้ให้บริการ แก้จำนวนครั้ง คืนหรือยกเลิกรายการ และปรับสต็อกตามเหตุผลที่กำหนดไว้ ขอให้ระบบแสดงประวัติ ผู้ทำ เวลา ผู้อนุมัติ และผลต่อรายงาน

ถ้าคลินิกมีการจ่ายยา ตำรับ การปรุง หรือเอกสารเฉพาะ ให้ผู้ประกอบวิชาชีพเป็นผู้กำหนด Scenario และเกณฑ์ผ่าน อย่าให้ฝ่ายขายตีความความต้องการทางวิชาชีพแทน

ทดสอบสิทธิ์ด้วยการเข้าเป็นผู้ใช้จริง

อย่าดูสิทธิ์จากหน้าตั้งค่าอย่างเดียว ให้เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีหน้าเคาน์เตอร์ ผู้ประกอบวิชาชีพ การเงิน และผู้จัดการ

ลองค้นข้อมูล เปิดบันทึก แก้รายการ อนุมัติส่วนลด และดูรายงาน ตรวจว่าผู้ใช้เห็นเท่าที่จำเป็นและทำงานต่อได้

จากนั้นแก้ข้อมูลสำคัญและขอดู Audit trail ถ้าระบบบอกได้เพียงว่าแก้ล่าสุดเมื่อไร แต่ไม่รู้ค่าเดิมหรือผู้แก้ คลินิกต้องประเมินความเสี่ยงตรงนี้ให้ชัด

ทดสอบสมุนไพรหรือสินค้าเป็นเหตุการณ์ ไม่ใช่ดูยอดคงเหลือ

รับเข้าตัวอย่างสองล็อตที่มีวันหมดอายุต่างกัน โอนหนึ่งส่วน ใช้หรือขายตาม Workflow จำลอง คืนหนึ่งรายการ และบันทึกของเสีย

ดูว่าระบบแยกล็อต หน่วยนับ เหตุผล และประวัติได้ระดับใด หากคลินิกต้องการงานจ่ายยา ให้ตรวจเอกสาร ผู้อนุมัติ ความสัมพันธ์กับ Encounter และการส่งออกเพิ่มเติม

คำว่า “มีสต็อก” ไม่ได้ตอบว่าระบบเหมาะกับ Workflow สมุนไพรแบบใด

หากทำงานกับ สปสช. ต้องเพิ่ม Demo อีกเส้นทาง

คลินิกแพทย์แผนไทยชุมชนอบอุ่นมีขั้นตอนตรวจสอบสิทธิ Authen หรือปิดสิทธิ ตรวจสอบก่อนจ่าย และ e-Claim ซึ่ง A-MED Care รองรับตามข้อมูลของ สวทช.

อย่ารวมเส้นทางนี้กับการรับชำระทั่วไป ขอให้ผู้ขายระบุว่าระบบของตนทำขั้นตอนไหน เชื่อมอย่างไร และข้อมูลใดต้องบันทึกซ้ำ

ถ้า Keenix ใช้เป็นระบบบริหารธุรกิจร่วมกับ A-MED Care ต้องทดสอบการกระทบยอด ผู้รับผิดชอบ และรายงานข้ามระบบด้วย

ตั้งเกณฑ์ผ่านก่อนนัด Demo

ตัวอย่างเช่น พนักงานเลื่อนนัดโดยไม่ทำข้อมูลเดิมหาย ผู้ประกอบวิชาชีพบันทึกและอ่านต่อได้ตามแบบที่ตรวจแล้ว รายการคอร์สกับเงินแก้ไขอย่างมีร่องรอย สต็อกย้อนถึงเหตุการณ์ และข้อมูลสำคัญส่งออกได้

ให้ผลเป็นผ่าน ผ่านแบบมีเงื่อนไข หรือไม่ผ่าน ทุกเงื่อนไขต้องมีเจ้าของกับวันยืนยัน ไม่ใช้ประโยคว่า “น่าจะปรับได้” ค้างไว้หลังประชุม

สำหรับ Keenix ให้ทดสอบโมดูลนัด คอร์ส การเงิน Wallet ข้อมูลลูกค้า สต็อก ค่าตอบแทน สิทธิ์ และรายงานเป็นเส้นทางเดียว ส่วนเวชระเบียนเฉพาะ สมุนไพร และงานสิทธิต้องขอหลักฐานแยก

เมื่อเดโมจบ ให้ถามทีมว่า “พรุ่งนี้ถ้าเปิดใช้ เราต้องเก็บสมุดหรือไฟล์เดิมไว้ตรงไหนบ้าง” คำตอบจะบอกทั้งช่องว่างของระบบและงานเปลี่ยนผ่านที่ต้องเตรียมได้ตรงกว่าคำถามว่าทุกคนชอบระบบหรือไม่