จัดการยาสมุนไพรและผลิตภัณฑ์ในคลินิกอย่างไร ให้ล็อต วันหมดอายุ สามารถตรวจสอบได้สะดวก

ยอดในระบบบอกว่าเหลือสิบสองหน่วย ชั้นวางมีสิบเอ็ด ส่วนหนึ่งหน่วยอยู่ในห้องบริการแต่ไม่มีใครแน่ใจว่าถูกเบิกแล้วหรือยัง

ฝ่ายการเงินเห็นยอดขายถูก ผู้ดูแลสต็อกเห็นยอดคงเหลือผิด และผู้ประกอบวิชาชีพต้องหยุดงานเพื่อช่วยไล่เหตุการณ์ย้อนหลัง

สต็อกไม่ได้ผิดตอนนับปลายเดือนเสมอไป มันมักผิดตั้งแต่วินาทีที่ของเคลื่อนแต่ไม่มีเหตุการณ์ในระบบ

การจัดการยาสมุนไพรและผลิตภัณฑ์ในคลินิกต้องเชื่อมการจัดซื้อ รับเข้า ล็อต วันหมดอายุ ตำแหน่งเก็บ หน่วยนับ การโอน ใช้ จ่าย ขาย คืน ของเสีย และปรับยอด พร้อมผู้ทำ เวลา เหตุผลและสิทธิ์

แยกก่อนว่าสิ่งใดคือสินค้าทั่วไป และสิ่งใดอยู่ใน Workflow ยา

ผลิตภัณฑ์ที่ขายหน้าร้านอาจใช้ Process แบบค้าปลีกทั่วไป รับเข้า ขาย คืน และตัดสต็อก

ยาสมุนไพรที่เกี่ยวข้องกับการจ่าย ตำรับ การปรุง หรือการใช้ภายใต้กระบวนการทางวิชาชีพอาจต้องมีข้อมูล เอกสาร ผู้รับผิดชอบ และข้อกำกับเพิ่ม

อย่าเอาทุกอย่างเข้าเมนูสินค้าเดียวแล้วหวังว่าช่องหมายเหตุจะครอบคลุม ความต่างนี้ควรถูกกำหนดโดยผู้ประกอบวิชาชีพและผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้อง

ระบบบริหารช่วยเก็บเหตุการณ์ได้ แต่ไม่ควรกำหนดวิธีจ่ายหรือเลือกยาสมุนไพรแทนผู้รับผิดชอบ

การรับเข้าคือจุดตั้งต้นของความน่าเชื่อถือ

เมื่อของมาถึง ควรตรวจรายการ จำนวน หน่วยนับ ผู้ขาย ล็อต วันหมดอายุ เอกสาร และตำแหน่งเก็บตามที่คลินิกต้องใช้

ถ้าของจริงนับเป็นกล่อง แต่เบิกเป็นซอง ระบบต้องมีกติกาแปลงหน่วยที่ทีมเข้าใจตรงกัน การใช้ชื่อคล้ายกันหรือหน่วยไม่สอดคล้องเป็นสาเหตุให้ยอดดูตรงตอนรับแต่ผิดตอนใช้

อย่ารับของเข้าก้อนเดียวหากมีหลายล็อตหรือวันหมดอายุต่างกัน เพราะเมื่อเกิดการคืน ตรวจสอบ หรือเรียกดูย้อนหลัง คลินิกจะไม่รู้ว่าสินค้าชิ้นใดมาจากชุดไหน

ทุกการเคลื่อนไหวต้องมีเหตุผลมากกว่าคำว่า “ปรับยอด”

การโอนสาขา เบิกเข้าห้อง ใช้กับเหตุการณ์ ขาย คืน ของเสีย และนับต่างจากระบบควรเป็น Transaction คนละชนิด

การปรับยอดควรเป็นทางแก้ข้อผิดปกติ ไม่ใช่วิธีทำงานประจำ ต้องมีเหตุผล ผู้อนุมัติ และหลักฐานตามระดับความสำคัญ

หากพนักงานเบิกของตอนเช้าแล้วค่อยรวมยอดคีย์ตอนเย็น ระบบจะไม่รู้สถานะระหว่างวัน และเมื่อยอดไม่ตรงก็แยกไม่ได้ว่าเกิดจากการใช้จริง ของเสีย หรือการลืมบันทึก

จุดบันทึกควรอยู่ใกล้เหตุการณ์พอที่จะทำได้จริง โดยไม่สร้างภาระจนทีมเลี่ยงระบบ

ล็อตและวันหมดอายุมีประโยชน์เมื่อพาไปสู่การลงมือ

รายงานของใกล้หมดอายุควรบอกตำแหน่ง จำนวน และผู้รับผิดชอบ ไม่ใช่เพียงรายการยาวที่ไม่มีงานต่อ

กติกาการเลือกใช้ การแยกเก็บ การคืนหรือการจัดการเมื่อหมดอายุต้องมาจากมาตรฐานและ Process ของคลินิก ระบบช่วยเรียง เตือน และเก็บหลักฐานได้ แต่ไม่ควรตัดสินแทน

ทดสอบระบบด้วยสินค้าสองล็อต วันหมดอายุต่างกัน รับเข้า โอน ใช้ คืน และบันทึกของเสีย แล้วตรวจว่ารายงานย้อนถึงเหตุการณ์ได้ครบหรือไม่

เชื่อมสต็อกกับบริการอย่างระมัดระวัง

การตัดสต็อกอัตโนมัติเมื่อขายสะดวกสำหรับสินค้าที่ส่งมอบทันที แต่ของที่ใช้ในการบริการอาจต้องตัดเมื่อเกิดเหตุการณ์ใช้จริง ไม่ใช่ตอนขายแพ็กเกจ

หากแพ็กเกจสิบครั้งขายวันนี้ แต่ของถูกตัดสิบชุดทันที ยอดคงเหลือและต้นทุนหน้างานจะผิดเวลา

คลินิกต้องกำหนดว่าสินค้าแต่ละชนิดตัดจากการขาย การให้บริการ การเบิก หรือการยืนยันโดยผู้รับผิดชอบ แล้วทดสอบกรณียกเลิกและแก้รายการว่าระบบย้อนผลอย่างไร

Keenix ช่วยงานสต็อกส่วนใดได้บ้าง

Keenix ระบุว่ารองรับการเติม ลด โยกย้ายสต็อก เชื่อมคลัง และอัปเดตสต็อกเมื่อเกิดการขาย รวมถึงรายงานสินค้าขายดี

นี่เป็นฐานสำหรับผลิตภัณฑ์ทั่วไปและการบริหารหลายสาขา แต่ข้อมูลสาธารณะยังไม่พอให้ยืนยันเรื่องล็อต วันหมดอายุ หน่วยนับ การจ่ายยา ตำรับ การปรุง หรือการตัดตาม Encounter

คลินิกแพทย์แผนไทยควรนำ Scenario สองล็อตไปขอ Demo และให้ผู้ประกอบวิชาชีพกับผู้ดูแลสต็อกร่วมตรวจ หากต้องใช้ระบบอื่นสำหรับยา ให้กำหนดแหล่งข้อมูลหลักและการกระทบยอด

พรุ่งนี้ก่อนเปิดคลินิก ลองเลือกสินค้าหรือสมุนไพรหนึ่งรายการ แล้วเดินตามของจริงตั้งแต่รับเข้าจนออกจากคลินิก ทุกครั้งที่ของเคลื่อนแต่ระบบไม่รู้ หรือระบบเปลี่ยนแต่ของยังไม่เคลื่อน คือช่องว่างที่ต้องแก้

ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากการนับทั้งคลัง เริ่มจากหนึ่งรายการที่เคลื่อนไหวบ่อยที่สุด แล้วทำให้เหตุการณ์ของมันเล่าเรื่องได้ครบก่อน