15 ฟีเจอร์ที่ระบบคลินิกกายภาพบำบัดควรมี และวิธีทดสอบก่อนซื้อจริง

เดโมซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่มักลื่นมาก คนไข้ใหม่ถูกสร้างในไม่กี่วินาที ตารางนัดดูสะอาด รายงานมีกราฟครบ แล้วทุกคนก็พยักหน้า

ปัญหามักโผล่หลังเปิดใช้ เมื่อคนไข้ขอเลื่อนนัดหลังหักสิทธิ์ไปแล้ว พนักงานรับเงินผิดงวด หรือนักกายภาพต้องเปิดอีกไฟล์เพื่อดูข้อมูลที่ระบบไม่มี

ดังนั้น 15 ฟีเจอร์ต่อไปนี้ไม่ใช่รายการเอาไว้ติ๊กว่ามีหรือไม่มี แต่เป็นความสามารถที่ควรทดสอบด้วยเคสจริง

เริ่มจากข้อมูลผู้รับบริการที่ทีมไว้ใจได้

ความสามารถแรกคือโปรไฟล์ผู้รับบริการที่ค้นหาได้และลดข้อมูลซ้ำ ระบบควรมีวิธีจัดการคนชื่อคล้าย เบอร์โทรเปลี่ยน และข้อมูลที่ไม่ควรเปิดให้ทุกบทบาทเห็น

อย่างที่สองคือ Timeline การติดต่อ นัด การซื้อ การใช้บริการ และการชำระ เพื่อให้พนักงานคนใหม่รับงานต่อได้โดยไม่ต้องไล่อ่านแชตทั้งหมด

อย่างที่สามคือการแนบหรือบันทึกข้อมูลที่จำเป็นต่อ Workflow ของคลินิก พร้อมสิทธิ์และประวัติการแก้ไข ไม่ใช่ช่องข้อความกว้างที่ใครก็เขียนอะไรก็ได้

ตารางนัดต้องเห็นทั้งคน เวลา และทรัพยากร

อย่างที่สี่คือการจัดตารางนักกายภาพตามเวลาทำงานและบริการที่รับผิดชอบ

อย่างที่ห้าคือการจัดห้อง เตียง หรือเครื่องมือที่เป็นข้อจำกัดของนัด หากระบบรู้เพียงว่านักกายภาพว่าง แต่ห้องหรืออุปกรณ์ไม่ว่าง ตารางก็ยังชนกันได้

อย่างที่หกคือการยืนยัน เลื่อน ยกเลิก และบันทึกเหตุผล โดยรักษาประวัติเดิมไว้ เจ้าของควรแยกได้ว่าคิวหายเพราะคนไข้ไม่มา คลินิกเลื่อน หรือทีมบันทึกผิด

ลองทดสอบด้วยนัดหนึ่งที่เปลี่ยนนักกายภาพ เปลี่ยนห้อง และเลื่อนข้ามสัปดาห์ ถ้าระบบต้องลบแล้วสร้างใหม่ ประวัติอาจขาดตอน

แผนบริการกับแพ็กเกจต้องไม่ถูกมองเป็นเรื่องเดียวกันทั้งหมด

อย่างที่เจ็ดคือการกำหนดบริการและระยะเวลา เพื่อให้ตารางกับการคิดราคาอ้างถึงรายการเดียวกัน

อย่างที่แปดคือการบริหารแพ็กเกจหรือจำนวนครั้ง โดยรู้ว่าสิทธิ์ถูกสร้างจากการขายใด ใช้เมื่อไร ยกเลิกหรือคืนอย่างไร

อย่างที่เก้าคือการบันทึกเหตุการณ์ให้บริการและผู้รับผิดชอบ จุดนี้ต้องแยกให้ชัดระหว่างข้อมูลเพื่อบริหารกับข้อมูลทางวิชาชีพ หากคลินิกต้องใช้แบบประเมินหรือ Progress note เฉพาะ ต้องขอดูของจริง

การขายสิบครั้งไม่ได้แปลว่าคลินิกส่งมอบงานแล้วสิบครั้ง ถ้าระบบเอายอดขายกับการให้บริการมาปะปน ผู้บริหารจะอ่านทั้งรายรับและภาระงานผิด

เงิน สต็อก และค่าตอบแทนต้องย้อนถึงเหตุการณ์ได้

อย่างที่สิบคือการแยกยอดขาย เงินรับ ยอดค้าง และการคืนหรือแก้ไขรายการ

อย่างที่สิบเอ็ดคือการจัดการ Wallet หรือเงินฝากล่วงหน้าโดยมีประวัติว่าเพิ่มและใช้จากเหตุการณ์ใด

อย่างที่สิบสองคือสต็อกสินค้าและวัสดุที่เชื่อมกับการขายหรือการใช้ตามกติกา พร้อมการรับเข้า โอน ปรับ และตรวจย้อนหลัง

อย่างที่สิบสามคือค่าตอบแทนทีมที่มีฐานคำนวณชัด เช่น คิดเมื่อขาย เมื่อให้บริการ หรือเมื่อรับเงิน และรองรับกรณียกเลิก

อย่าทดสอบเฉพาะรายการปกติ ให้ลองแบ่งชำระ เปลี่ยนผู้ให้บริการ และยกเลิกหลังมีการบันทึกบางส่วน ระบบที่ดีต้องบอกได้ว่าอะไรถูกย้อนกลับและใครเป็นผู้อนุมัติ

สองฟีเจอร์สุดท้ายเป็นเรื่องที่มักถูกมองข้าม

อย่างที่สิบสี่คือสิทธิ์ตามบทบาทและ Audit trail พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ไม่จำเป็นต้องเห็นข้อมูลเท่าผู้บริหาร และการแก้ยอดสำคัญควรมีร่องรอย

อย่างที่สิบห้าคือรายงานที่ Drill down กลับไปยังรายการต้นทางได้ กราฟที่สวยแต่ตอบไม่ได้ว่ายอดนี้มาจากรายการใด จะสร้างการประชุมเพิ่มมากกว่าช่วยตัดสินใจ

รายงานที่เจ้าของคลินิกกายภาพบำบัดควรลองตรวจ ได้แก่ อัตราใช้เวลาของทีม การเลื่อนและไม่มาตามนัด จำนวนครั้งคงเหลือ ยอดค้าง รายรับตามเหตุการณ์ และภาระบริการที่ยังต้องส่งมอบ

วิธีทดสอบ 15 ฟีเจอร์โดยไม่เสียเวลาทั้งวัน

เตรียม Scenario เดียว: คนไข้ใหม่ซื้อห้าครั้ง ชำระสองงวด ใช้ครั้งแรก เลื่อนครั้งที่สอง เปลี่ยนนักกายภาพในครั้งที่สาม และขอคืนส่วนที่เหลือ

ให้ผู้ขายสาธิตตั้งแต่สร้างข้อมูลจนถึงรายงาน แล้วจดทุกครั้งที่ต้องออกจากระบบ ใช้ข้อความอิสระ หรือขอให้เจ้าหน้าที่หลังบ้านแก้ให้

Keenix มีโมดูลที่เกี่ยวข้องกับหลายหัวข้อในรายการนี้ เช่น คอร์สและบริการ นัดหมาย ข้อมูลลูกค้า การเงิน Wallet สต็อก ค่าตอบแทน สิทธิ์ และรายงาน แต่ฟีเจอร์เฉพาะทางกายภาพบำบัดต้องตรวจด้วย Scenario จริงก่อนสรุปว่าเหมาะ

ถ้าทีมทำเคสยากได้ตั้งแต่ Demo วันเปิดใช้จะมีเรื่องให้ประหลาดใจน้อยลง และรายการฟีเจอร์จะเปลี่ยนจากโบรชัวร์ให้กลายเป็นเกณฑ์ตัดสินที่ทุกฝ่ายใช้ร่วมกัน